Het hoofd koel houden bij een volle planning

Welke opleiding heb je gevolgd?
Ik heb de HBO-opleiding Management in de Zorg afgerond. Ik wist al op jonge leeftijd dat ik graag in de zorg wilde werken. Daarnaast sprak een leidinggevende functie mij erg aan, dus één en één is twee! Zou deze opleiding niet hebben bestaan, dan was ik denk ik begonnen met de opleiding Verpleegkunde, waarna mijn uiteindelijke doel dan toch teamleider zou zijn.

Heb je hiervoor een soortgelijke functie uitgeoefend of is dit helemaal nieuw voor je?
Na mijn opleiding ben ik gaan werken als Medewerker Cliëntensupport bij Mentaal Beter. Ik hield mij voornamelijk bezig met het inrichten en onderhouden van het cliëntenplatform, en het ondersteunen van cliënten (en psychologen) bij het gebruik hiervan. Betekent dit dat mijn huidige functie en mijn functie bij Mentaal Beter te vergelijken zijn? Absoluut niet! Waar mijn vorige baan redelijk technisch was, ben ik erg blij dat ik nu mensen achter de schermen kan helpen tijdens hun behandeling. Werken met het cliëntenplatform behoort wel tot onze werkzaamheden, maar is in de functie van programma-assistente maar een heel klein deel van alles wat we doen.

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?
Als programma-assistente/medewerker van het secretariaat van GGz Hulp Online ben ik verantwoordelijk voor alle administratieve werkzaamheden rondom de cliëntdossiers. Wij krijgen de aanmeldingen binnen, verwerken deze in het systeem en zorgen dat cliënten zo snel mogelijk worden gebeld voor het inplannen van een intakegesprek. Samen met mijn collega zorg ik ervoor dat alle dossiers tijdens de gehele behandeling administratief op orde zijn. Agendabeheer, managementassistentie en social media behoren ook tot mijn werkzaamheden.

Hoe houd je het overzicht bij al deze verschillende taken?
Lifesaver: een agenda! Dagelijks hebben mijn collega en ik contact over alles wat er die dag gedaan dient te worden. Van te voren een goede planning maken is vaak al het halve werk. Daarnaast is het belangrijk om het hoofd koel te houden en zorgvuldig om te gaan met alles wat je doet. We hebben liever dat iets wat langer duurt, dan dat er fouten worden gemaakt!

Hoe dacht je over thuiswerken bij het solliciteren op jouw huidige functie?
In verband met het coronavirus werkten veel mensen vanaf maart 2020 natuurlijk al thuis. Ik had me er dan ook op voorbereid dat dat voor mij ook het geval zou zijn. Maar als programma-assistente bij GGz Hulp Online zal je, ook als deze pandemie voorbij is, thuis blijven werken. Zal ik het contact met collega’s niet gaan missen? Is het wel effectief om thuis te zitten, denkend aan het inwerken van nieuwe medewerkers? Overleggen met meerdere personen? Kan ik me thuis wel goed concentreren? Dat zijn wel vragen die bij het solliciteren in mijn hoofd ronddwaalde.

Hoe denk je daar nu over?
Ik vind het heerlijk! Waar ik eerst dacht mijn collega’s heel erg te missen, valt dat ontzettend mee! We proberen een zo normaal mogelijke werksfeer (op de werkvloer) na te bootsen door dagelijkse koffiemomentjes en virtuele lunches in te plannen. Wil je iemand spreken maar het niet altijd over werk hebben? Ook geen probleem! Wat dat betreft is alles heel laagdrempelig en zorgen we er samen voor dat we ons niet alleen voelen, ondanks dat iedereen wel alleen werkt. Thuis kan ik me misschien wel beter concentreren dan als ik op kantoor zou werken. Je wordt niet gestoord en kan daarom geconcentreerd je werkzaamheden uitvoeren. De afwas doen of een wasje draaien zie ik als compensatie voor de afstanden die ik normaal naar het koffiezetautomaat zou lopen!

Welke eigenschappen/competenties vind je dat een goede programma-assistente nodig heeft?
Stressbestendig, communicatief vaardig en kwaliteitsgericht zijn de woorden die als eerste in mijn hoofd opkomen. Het goed kunnen plannen en organiseren van je werkzaamheden in zo’n dynamische omgeving is essentieel om het overzicht te behouden. Niet in paniek raken bij plotselinge veranderingen en vooruitkijken: niet enkel de kleine brandjes blussen, maar deze ook voor zijn!

Haal je genoeg voldoening uit je werk? Hoe doe je dat?
Zeker! Als programma-assistente voel ik me erg verantwoordelijk; ik wil dat alles, voor al mijn collega’s, op rolletjes verloopt. We willen natuurlijk alle ‘problemen’ voor zijn. De uitdaging ligt daarom vooral in het vooruit denken en meedenken in dossiers. Daarnaast zijn de werkzaamheden voor een programma-assistente binnen GGz Hulp Online zo divers, dat ik me niet hoef te vervelen!